Pragman blogi: Apurahat – pakkopullaa vai luovaa ongelmanratkaisua?

ARTIKKELIT
Anni Hiekkala, 11.9.2020

Miten kirjoitetaan hyvä apurahahakemus? Tuottaja Anni Hiekkalan työnkuvaan kuuluvat Pragma Helsingin taiteilija-asiakkaille tarjottavat hallinnolliset ja strategiset palvelut, joista merkittävä osa liittyy apurahoihin ja niiden hakemiseen. Blogitekstissään Hiekkala avaa tarkemmin työprosessejaan, joiden perusta on toimivassa tuottaja-taiteilija-yhteistyössä.

Anni Hiekkala ©Uupi Tirronen

Minulla on hassu tapa löytää oikeille poluille kieltämisen kautta. Muistan opiskeluaikana ajatelleeni ja jopa ääneen julistaneeni, että “ei minusta ainakaan tuottajaa tule!”. Opiskelin tuolloin kulttuurituotantoa sosiokulttuurisen työn linjalla, jossa pääpainona oli tuotannon lisäksi erilaisten ryhmien kanssa työskentely taidemenetelmien kautta. Silloin ajattelin, että sosiokulttuurinen työ on minun juttuni, sillä rakastan työskennellä ihmisten parissa. Opintojeni loppusuoralla kuitenkin tajusin, että minulta löytyy monia tuottajalle tärkeitä ominaisuuksia, joissa olen hyvä ja joita rakastan, kuten järjestelmällisyyttä, luovaa ongelmanratkaisukykyä sekä kykyä pitää monia lankoja käsissä samaan aikaan.

Saman kieltämisen kehän huomasin noin kymmenen vuotta myöhemmin, kun huhtikuussa 2019 aloitin tuottajana Pragma Helsingissä. Toimenkuvia laatiessamme listasimme aluksi omaan tuottajan työhön liittyviä itselle mieluisia ja ei niin mieluisia työtehtäviä. Omalle inhokkitöiden listalle päätyivät muun muassa verot, yhdistysasiat, talousasiat, palkanmaksu ja vakuutukset. Ja mitäpä on työlistallani tällä hetkellä? Aika lailla kaikkia yllä mainittuja.

Ensimmäisen Pragma-vuoden aikana olen löytänyt itsestäni numeroita rakastavan tuottajan, joka innostuu mm. budjeteista, veroista, palkoista ja laskutuksesta. Pragma Helsingillä vastaan Manager-palvelusta, joka sisältää taiteilija-asiakkaille tarjottavia hallinnollisia ja strategisia palveluita aina apurahoista taloushallintoon. Aiemman työkokemuksen lisäksi minulla on viimeisen vuoden aikana ollut mahdollisuus perehtyä aiheeseen erilaisten koulutusten ja tietysti käytännön työn kautta.

Pragman tarjoama Manager-palvelu on monilta osin taiteilijoiden ja ryhmien toiminnan kivijalan vahvistamista. Käytännössä autan toiminnan strategisessa suunnittelussa, yhdistysasioiden hoitamisessa, taloussuunnittelussa, rahoitusmahdollisuuksien kartoittamisessa ja apurahojen hakemisessa. Kun nämä pohjatyöt on tehty kunnolla, esittävän taiteen ryhmien toiminta pystytään rakentamaan vahvemmalle pohjalle.

Työni vaatii monenlaista asiantuntijuutta, nippelitiedon hallintaa ja loputonta intoa perehtyä uusiin asioihin. Sen ehdottomasti mielenkiintoisin (joskin aikaa vievin) osa-alue on apurahat. Ensimmäisen Pragma-vuoden aikana olen ollut mukana 35:n apurahahakemuksen tekemisessä (joista muuten 26 oli koronakevään aikana!). Sopimuksesta riippuen olen sekä kommentoinut lähes valmiita hakemustekstejä että kirjoittanut niitä alusta asti taiteilijoiden kanssa. Myöntöprosentti tähän mennessä tekemistäni hakemuksista on ollut noin 35 %. Tähän on laskettu Pragman asiakkaiden lisäksi koronakevään tuottajaklinikoiden kautta hakemusapua saaneet taiteilijat ja ryhmät. Työni innoittamana pureudun tässä blogitekstissä apurahahakemusten anatomiaan sekä prosessiin, joka viimeisen vuoden aikana on muotoutunut.

Tuottajan ja taiteilijan välinen apurahaprosessi vaatii molemminpuolista kykyä sanoittaa omaa työtä

Esittävän taiteen kentällä ja erityisesti vapaalla kentällä apurahat näyttelevät suurta roolia. Usein tuntuu siltä, että apurahadeadlinet rytmittävät kaikkea toimintaa. Avustuksia on monenlaisia – on niitä, jotka suoraan mahdollistavat ryhmien toiminnan ja niitä joita haetaan projektien ja esitystuotantojen mahdollistamiseksi.

Toimiessani tuottajana esittävän taiteen vapaalla kentällä muistan apuraharumban joskus tuntuneen raskaalta. Ne ovat liittyneet työhöni aina, mutta välissä on ollut vuosia, joina olen tehnyt vain muutamia hakemuksia vuodessa. Nykyisessä työssäni hakemuksia tulee pyöriteltyä vuosittain kymmeniä usealle eri asiakkaalle.

Pragman toimintamalli perustuu kolmen tuottajan yhteistyöhön, joka mahdollistaa ennakoinnin, prosessien hiomisen sekä niiden kautta tehokkuuden. Tärkeässä roolissa on myös kumppanuuden rakentaminen asiakkaan eli taiteilijan kanssa.

Käynnistäessäni hakemusprosessia pyrin aluksi kartoittamaan taiteilijan tarpeet ja lähtötilanteen sekä keräämään kaiken mahdollisen tiedon ja taustamateriaalin. Toisinaan tarve on lähes valmiiden hakemusmateriaalien kevyelle päivittämiselle ja toisinaan taas lähdetään liikkeelle tyhjästä paperista. Etenkin silloin kun vastassa on tyhjä paperi on tärkeää, että taiteilija osallistuu hakemusprosessiin aktiivisesti.

Mielestäni paras hakemus syntyy tuottajan ja taiteilijan välisenä yhteistyönä. Tällöin kumpikaan näkökulma ei huku toisen alle. Toteuttamiskelpoisuus on vain yksi hyvän hakemuksen tärkeimmistä ominaisuuksista – yhtä tärkeää on, että taiteilijan ääni kuuluu selvästi. Liian pragmaattinen teksti ei aina ole hyvä.

Tykkään työstää hakemuksia prosessinomaisesti, keskeneräisyyttä sietäen. Paras lopputulos syntyy hitaasti kypsyttelemällä, keskustelemalla ja eri vaihtoehtoja pallottelemalla. Tälle on hyvä myös antaa aikaa.

Pragma myy palveluita usealle eri taiteilijalle ja ryhmälle, joten apurahaprosessikin vaatii alkuun molemminpuolista oman tekemisen sanoittamista.  Minulle on muodostunut tavaksi haastatella taiteilijaa ja yrittää löytää se, mikä on juuri hänen työnsä ja projektinsa ydin. On tärkeää löytää syy, miksi kyseinen teos tai projekti halutaan toteuttaa. Sen ympärille lähden rakentamaan hakemustekstiä. Niin hassulta kuin se kuulostaakin, teksti ei saa olla liian pitkä muttei myöskään liian lyhyt. Taiteellista erityislaatua on hyvä avata, jotta rahoittajalle piirtyy kuva siitä, kuka tekee, mitä ja miksi. Tämä vaihe vaatii myös taiteilija-asiakkaalta kykyä sanoittaa omaa taiteellista työtään ensin minulle ja sitä kautta myös rahoittajalle.

Ajatuksella laadittu hakemus toimii pohjana seuraaville hakemuksille sekä ohjenuorana käytännön toteutukselle

Hakemusbudjettia kannattaa lähestyä realistisesta näkökulmasta. Mitä todellisia kuluja projektiin liittyy? Kuluja ei kannata lähteä ainakaan pienentämään siksi, että on todennäköistä ettei myöntävää päätöstä tule. Pyrin aina rakentamaan budjetin niin, että se vastaa mahdollisimman tarkasti todellisuutta. Toki lopullinen myöntösumma vaikuttaa toteutukseen, mutta tästä huolimatta hakuvaiheessa on hyvä kirjata kaikki mahdolliset kulut ja tulot. On myös hyvä muistaa useiden rahoittajien vaatimat omarahoitusouudet sekä se, että kulujen tulee aina perustua johonkin. Esimerkiksi palkat kannattaa perustaa oman liiton palkkasuositukseen.

Hakemuksia tehdessä on tärkeää pitää koko ajan mielessä kenelle kirjoittaa. Vaikka monet rahoitukset perustuvat alan ammattilaisten vertaisarviointiin, arvioijat eivät välttämättä tunne hakijaa tai tämän työtä ennalta. Siksi on hyvä kirjata tiiviisti myös taustoja sekä oleellisimmat työt ja saavutukset alalla. Ne muodostavat hyvän pohjan hakemukselle.

Tuottajan ja taiteilijan yhteinen apurahahakemusten laatiminen voi olla merkittävä osa taiteellista tai vähintään sitä tukevaa prosessia. Omassa työssäni olen paljon pohtinut sitä, milloin tuottaja voi ottaa kantaa taiteelliseen sisältöön. Monesti se saattaa tapahtua kuin itsestään apurahaprosessin myötä, jolloin lähestytään ns. luovan tuottajan mallia, jossa myös taidesisältöjä tuotetaan työparimaisesti taiteilijan ja tuottajan kesken. Tämä voikin olla hedelmällistä ja vaikuttaa lopputulokseen positiivisesti. Usein on myös niin, että hakemusten tekemisprosessi kuin itsestään hioo myös itse projektin sisältöä paremmaksi.

Huolellisesti laadittua hakemusta voi hyödyntää uudelleen. Monesti teen Pragman taiteilijoiden kanssa useita hakuja samaa hakemuspohjaa päivittämällä, jolloin myös projektisuunnitelma täsmentyy koko ajan. Samalla pohjustetaan myös käytännön toteutusta – hyvin suunniteltu kun on puoliksi tehty. Parhaimmillaan hakemusten kirjoittamisprosessi on antoisa tuottajan ja taiteilijan välinen yhteistyö, jonka lopputuloksena syntyy selkeä, mutta moniääninen hakemus.

Tietyllä tavalla apurahojen kanssa puhutaan aina arpapelistä. Vaikka hakemus olisi timanttisen hyvä, se ei silti aina takaa myöntöä. Rahoittajien sisäiset painotukset ja prioriteetit eivät aina ole etukäteen tiedossa ja hakemusmäärät ovat usein niin suuria, että hyviäkin hakemuksia jää myöntöjen ulkopuolelle. Tästä ei kuitenkaan kannata lannistua vaan jatkaa tekstien hiomista ja sisällön tarkentamista. Hyvin tehty työ kantaa hedelmää ennemmin tai myöhemmin.

Lopuksi vielä muutama täsmävinkki hakemusten tekemistä varten: 

  • Avaa heti ensimmäisessä lauseessa mihin haet, mitä avustuksella tehdään, miksi ja milloin.
  • Kirjoita ideasi auki mahdollisimman tiiviisti ja selkeästi.
  • Kannattaa luetuttaa teksti ulkopuolisella.
  • Lue tarkasti rahoittajan ohjeet, edellisten vuosien myönnöt ja myöntökriteerit ennen hakemuksen aloittamista.
  • Ole yhteydessä rahoittajan edustajiin rohkeasti; kysy, kerro, kutsu esityksiin.

Inspiroivia hetkiä ja tsemppiä hakemussyksyyn!

Anni Hiekkala

Pragma Helsinki


Pragma Helsinki sai alkunsa Tanssin ja Sirkuksen tiedotuskeskusten yhteisestä välittäjäportaan kehittämishankkeesta vuonna 2019. Tuotanto-, viestintä-, ja agentuuripalveluita tarjoavan Pragman asiakaskunta koostuu tanssin ja sirkuksen kentän taiteilijoista ja ryhmistä.